回答這個問題的法規有兩套，核心上是一致的。英國建築法規（CDM 2015）第24條列出報告必須包含的八項內容：委託這次查驗的人的姓名與地址；受查驗地點的位置；對該地點的說明，包括任何作業設備與材料；查驗的日期與時間；任何已查明、可能對安全造成風險的事項的細節；為此已採取措施的細節；認為還需要採取的進一步措施的細節；以及撰寫報告的人的姓名與職務。食品業的清單更短：美國21 CFR 120.12要求每一份紀錄都寫上加工方的名稱與所在地、該項作業的日期與時間、執行該項作業的人的簽名或姓名首字母，以及在適用時寫上產品識別與生產代碼。

比工班想的次數少，比工班想的速度快：強制報告是由一次結果不好的查驗觸發的，並不是每次巡查都要寫，但觸發之後留下的時間很緊。Tickfield Inspection Checklist 在 App Store 說明裡的最後一句話，劃的是同一條界線：

第22條要求有資格的人在開始作業的班次一開始、在任何可能影響開挖面強度或穩定性的事件之後，以及在任何材料掉落或崩落之後，對開挖面進行查驗。只有當這個人無法確信作業可以安全進行時，報告才成為強制要求：必須在該班次結束之前告知委託人，書面報告則必須在24小時內送到。在同一個7天期間內做的多次例行查驗，可以合併成一份報告。美國建築法規設定的是節奏而不是觸發條件：29 CFR 1926.20要求由有資格的人對工地、材料與設備進行頻繁且定期的查驗，29 CFR 1926.451則要求每個作業班次之前都查驗鷹架。

分成三句話寫，因為第24條要的是三樣東西，而讀者無法從第一樣推出第二樣：你查明的事項、已經採取的措施，以及你認為還需要採取的措施。只寫一行「扶手鬆動」，三樣一樣都不符合。「西樓梯扶手在第三個支架處鬆動；09:40 已封閉樓梯並拉警示帶；支架需由工地木工在下一個班次前重新鎖緊」就三樣都符合，並且告訴下一個讀者工地此刻是否安全。給每一條缺失紀錄都附上優先順序、一個有名字的負責人和一個期限，因為一條沒有任何人名字的「需要採取的措施」，就是下次查驗時依然掛著的那一行。

簽名的是做查驗的本人，寫的時候他還站在被查驗的東西前面。第24條要的是撰寫報告的人的姓名與職務，不是公司的名稱；21 CFR 120.12要的是執行該項作業的人的簽名或姓名首字母，而且對時間點毫不含糊：資訊要在觀察到的那一刻填入紀錄，紀錄裡裝的是監控過程中取得的實際數值與實際觀察結果。下午五點再去還原上午那趟巡查，做出來的東西讀起來像報告，但它不是報告。參與人與簽名要在巡查結束時就在裝置上收齊，趁還沒有人離開工地。

比工程本身更久。第24條要求報告在工地上保持可供查閱，直到建築作業完成，之後再保存3個月。食品紀錄跟的是產品壽命而不是專案週期：21 CFR 120.12把易腐或冷藏果汁的紀錄至少保存1年，把冷凍、保藏或常溫穩定產品的紀錄保存2年，或者保存到保存期限結束，以較長者為準。過了6個月之後允許異地存放，條件是在接到要求後的24小時內能在廠內把紀錄拿出來。紙本做法最先守不住的，正是這條調閱期限。

在 Android 手機上它就是錯的選擇：沒有 Google Play 版本，也沒有可以給你的 Android 連結，而且它需要 iOS 15.0 或更新版本。當報告必須由不在工地的人會簽時，或者當辦公室想把答案放進自己的資料庫而不是收一個 PDF 和一個 CSV 時，它同樣是錯的選擇。一件記錄工具並不會讓一次查驗變得合法，裡面也沒有任何東西能取代法規要求的那位有資格的人。