回答这个问题的法规有两套，核心上是一致的。英国建筑法规（CDM 2015）第24条列出了报告必须包含的八项内容：委托做这次检查的人的姓名和地址；受检查地点的位置；对该地点的说明，包括任何作业设备和材料；检查的日期和时间；任何已查明、可能对安全造成风险的事项的细节；为此已采取措施的细节；认为还需要采取的进一步措施的细节；以及编写报告的人的姓名和职务。食品行业的清单更短：美国21 CFR 120.12要求每一份记录都写上加工方的名称和所在地、该项作业的日期和时间、执行该项作业的人的签名或姓名首字母，以及在适用时写上产品标识和生产代码。

比班组想的次数少，比班组想的速度快：强制报告是由一次结果不好的检查触发的，并不是每次巡查都要写，但触发之后留下的时间很紧。Tickfield Inspection Checklist 在 App Store 说明里的最后一句话，划的是同一条界线：

第22条要求有资质的人在开展作业的班次开始时、在任何可能影响基坑强度或稳定性的事件之后、以及在任何材料掉落或塌落之后，对基坑进行检查。只有当这个人无法确信作业可以安全进行时，报告才成为强制要求：必须在该班次结束之前告知委托人，书面报告则必须在24小时内送到。在同一个7天期间内做的多次例行检查，可以合并成一份报告。美国建筑法规设定的是节奏而不是触发条件：29 CFR 1926.20要求由有资质的人对工地、材料和设备进行频繁而定期的检查，29 CFR 1926.451则要求每个作业班次之前都检查脚手架。

分成三句话写，因为第24条要的是三样东西，而读者无法从第一样推出第二样：你查明的事项、已经采取的措施，以及你认为还需要采取的措施。只写一行“扶手松动”，三样一样都不满足。“西楼梯扶手在第三个支架处松动；09:40 已封闭楼梯并拉警示带；支架需由工地木工在下一个班次前重新拧紧”就三样都满足，并且告诉下一个读者工地此刻是否安全。给每一条问题记录都附上优先级、一个有名字的负责人和一个期限，因为一条没有任何人名字的“需要采取的措施”，就是下次检查时依然挂着的那一行。

签名的是做检查的本人，写的时候他还站在被检查的东西前面。第24条要的是编写报告的人的姓名和职务，不是公司的名称；21 CFR 120.12要的是执行该项作业的人的签名或姓名首字母，而且对时间点毫不含糊：信息要在观察到的那一刻填入记录，记录里装的是监控过程中取得的实际数值和实际观察结果。下午五点再去还原上午那趟巡查，做出来的东西读起来像报告，但它不是报告。参与人和签名要在巡查结束时就在设备上收齐，趁还没有人离开工地。

比工程本身更久。第24条要求报告在工地上保持可供查阅，直到建筑作业完成，之后再保存3个月。食品记录跟的是产品寿命而不是项目周期：21 CFR 120.12把易腐或冷藏果汁的记录至少保存1年，把冷冻、保藏或常温稳定产品的记录保存2年，或者保存到保质期结束，以较长者为准。过了6个月之后允许异地存放，条件是在接到要求后的24小时内能在厂内把记录拿出来。纸质做法最先守不住的，正是这条调取期限。

在 Android 手机上它就是错的选择：没有 Google Play 版本，也没有可以给你的 Android 链接，而且它需要 iOS 15.0 或更高版本。当报告必须由不在工地的人联署时，或者当办公室想把答案放进自己的数据库而不是收一个 PDF 和一个 CSV 时，它同样是错的选择。一件记录工具并不会让一次检查变得合法，里面也没有任何东西能替代法规要求的那位有资质的人。