Hai bộ quy tắc trả lời câu này, và về cốt lõi chúng khớp nhau. Điều 24 của quy định xây dựng Anh (CDM 2015) liệt kê tám hạng mục mà báo cáo phải có: tên và địa chỉ của người mà việc kiểm tra được thực hiện cho; vị trí của nơi được kiểm tra; mô tả nơi đó, kể cả mọi thiết bị thi công và vật liệu; ngày và giờ kiểm tra; chi tiết của bất kỳ điều được phát hiện có thể gây ra rủi ro cho an toàn; chi tiết của biện pháp đã thực hiện vì điều đó; chi tiết của bất kỳ biện pháp tiếp theo được xem là cần thiết; và tên cùng chức vụ của người lập báo cáo. Ngành thực phẩm làm việc với một danh mục ngắn hơn: 21 CFR 120.12 của Hoa Kỳ yêu cầu mỗi bản ghi phải mang tên và địa điểm của cơ sở chế biến, ngày và giờ của hoạt động, chữ ký hoặc chữ viết tắt tên của người thực hiện, và khi phù hợp thì có danh tính sản phẩm và mã sản xuất.

Ít lần hơn các tổ đội tưởng và nhanh hơn họ nghĩ: báo cáo bắt buộc được kích hoạt bởi một lần kiểm tra có kết quả xấu, không phải bởi mỗi lượt đi vòng, và sau khi đã kích hoạt thì thời gian còn lại rất ngắn. Dòng cuối trong phần giới thiệu của Tickfield Inspection Checklist trên App Store cũng vạch đúng ranh giới đó:

Điều 22 yêu cầu một người có đủ năng lực kiểm tra hố đào vào đầu ca làm việc có thi công, sau bất kỳ sự việc nào có thể đã ảnh hưởng đến độ bền hoặc độ ổn định của hố, và sau khi có vật liệu rơi hoặc sụt. Báo cáo chỉ trở thành bắt buộc khi người đó không tin rằng công việc có thể làm an toàn: phải thông báo cho bên đặt hàng trước khi ca làm việc đó kết thúc, và báo cáo bằng văn bản phải đến tay họ trong 24 giờ. Một bản báo cáo bao được nhiều lần kiểm tra thường lệ thực hiện trong cùng một khoảng 7 ngày. Luật xây dựng Hoa Kỳ đặt ra một nhịp thay vì một điều kiện kích hoạt: 29 CFR 1926.20 đòi hỏi kiểm tra thường xuyên và định kỳ công trường, vật liệu và thiết bị do những người có đủ năng lực thực hiện, còn 29 CFR 1926.451 buộc kiểm tra giàn giáo trước mỗi ca làm việc.

Hãy viết ba câu riêng, vì Điều 24 đòi ba thứ và người đọc không thể suy ra thứ hai từ thứ nhất: điều bạn phát hiện, biện pháp đã thực hiện, và biện pháp tiếp theo bạn cho là cần thiết. Một dòng ghi "tay vịn lỏng" không đáp ứng được thứ nào. Còn "tay vịn thang bộ phía tây lỏng ở giá đỡ thứ ba; đã đóng thang và dán cảnh báo lúc 09:40; giá đỡ sẽ do thợ mộc công trường siết lại trước ca sau" thì đáp ứng cả ba và cho người đọc kế tiếp biết công trường lúc này có an toàn hay không. Hãy gắn cho mỗi phát hiện một mức ưu tiên, một người chịu trách nhiệm có tên và một thời hạn, vì một biện pháp cần thiết mà không mang tên ai chính là dòng vẫn còn để mở ở lần kiểm tra sau.

Người ký là chính người đã kiểm tra, và họ viết khi vẫn còn đứng trước đối tượng. Điều 24 muốn tên và chức vụ của người lập báo cáo, không phải của công ty; 21 CFR 120.12 muốn chữ ký hoặc chữ viết tắt tên của người đã thực hiện công việc, và rất dứt khoát về thời điểm: thông tin được ghi vào bản ghi ngay tại thời điểm được quan sát, và bản ghi chứa các giá trị cùng quan sát thực tế thu được trong quá trình theo dõi. Dựng lại lượt đi vòng buổi sáng vào năm giờ chiều tạo ra một thứ đọc như báo cáo nhưng không phải báo cáo. Hãy thu người tham gia và chữ ký ngay trên thiết bị khi kết thúc lượt đi, trước khi có ai rời công trường.

Lâu hơn chính công trình. Điều 24 giữ báo cáo ở trạng thái có thể xem được tại công trường cho đến khi công việc xây dựng hoàn thành, và 3 tháng sau đó. Bản ghi thực phẩm chạy theo tuổi của sản phẩm chứ không theo tuổi của dự án: 21 CFR 120.12 lưu bản ghi của nước quả dễ hư hoặc bảo quản lạnh ít nhất 1 năm, và bản ghi của sản phẩm đông lạnh, đã bảo quản hoặc ổn định trên kệ 2 năm hoặc bằng hạn sử dụng, lấy mốc nào dài hơn. Được phép lưu ngoài cơ sở sau khi đã qua 6 tháng, với điều kiện có thể xuất trình bản ghi tại cơ sở trong 24 giờ kể từ khi được yêu cầu. Chính thời hạn lấy ra đó là điều mà gần như mọi hệ thống giấy đều không đáp ứng được.

Trên điện thoại Android thì nó là lựa chọn sai: không có bản trên Google Play và không có liên kết Android nào để đưa cho bạn, và nó cần iOS 15.0 hoặc mới hơn. Nó cũng là lựa chọn sai khi báo cáo phải được một người không có mặt tại công trường cùng ký, hoặc khi văn phòng muốn câu trả lời nằm trong cơ sở dữ liệu riêng của họ chứ không phải trong tệp PDF và tệp CSV. Một công cụ ghi chép không làm cho một lần kiểm tra trở nên hợp pháp, và không có gì trong đó thay được người có đủ năng lực mà quy định đòi hỏi.