Отвечают два своих свода правил, и по существу они совпадают. Статья 24 британских строительных правил (CDM 2015) перечисляет восемь пунктов, которые акт обязан содержать: имя и адрес лица, в интересах которого проводился осмотр; расположение осмотренного места; описание этого места, включая любое рабочее оборудование и материалы; дату и время осмотра; подробности любого выявленного обстоятельства, способного создать угрозу безопасности; подробности принятой в связи с этим меры; подробности любой дальнейшей меры, признанной необходимой; а также имя и должность лица, составившего акт. Пищевая отрасль работает по более короткому перечню: американский 21 CFR 120.12 требует, чтобы каждая запись содержала наименование и местонахождение переработчика, дату и время операции, подпись или инициалы того, кто её выполнил, и при необходимости обозначение продукта и производственный код.

Реже, чем полагают бригады, и быстрее, чем они ожидают: обязательный акт запускает осмотр, закончившийся плохо, а не каждый обход, и после запуска времени остаётся совсем немного. Последняя строка описания Tickfield Inspection Checklist в App Store проводит ту же границу:

Статья 22 требует, чтобы компетентное лицо осматривало выемку в начале смены, в которую ведутся работы, после любого события, способного повлиять на её прочность или устойчивость, и после падения или обрушения любого материала. Акт становится обязательным только тогда, когда это лицо не убеждено, что работу можно выполнить безопасно: заказчика нужно уведомить до конца этой смены, а письменный акт должен попасть к нему в течение 24 часов. Один акт покрывает несколько плановых осмотров, проведённых в пределах одного и того же срока в 7 дней. Американское строительное право задаёт ритм вместо условия запуска: 29 CFR 1926.20 требует частых и регулярных осмотров площадок, материалов и оборудования компетентными лицами, а 29 CFR 1926.451 заставляет проверять строительные леса перед каждой рабочей сменой.

Напишите три отдельных предложения, потому что статья 24 требует трёх вещей, а читатель не выведет второе из первого: выявленное обстоятельство, уже принятая мера и дальнейшая мера, которую вы считаете необходимой. Строка «поручень ослаб» не выполняет ни одного из трёх. А «поручень западной лестницы ослаб на третьем кронштейне; лестница закрыта и обтянута лентой в 09:40; кронштейн должен быть перетянут плотником площадки до следующей смены» выполняет все три и говорит следующему читателю, безопасна ли площадка прямо сейчас. К каждому замечанию припишите приоритет, названного по имени ответственного и срок, потому что необходимая мера без чьей-либо фамилии — это та строка, которая и при следующем осмотре останется открытой.

Подписывает тот, кто проводил осмотр, и пишет он, пока ещё стоит перед самим предметом. Статья 24 хочет имя и должность лица, составившего акт, а не название фирмы; 21 CFR 120.12 хочет подпись или инициалы того, кто выполнил операцию, и прямо высказывается о моменте: сведения вносятся в записи в тот момент, когда они наблюдаются, а записи содержат фактические значения и наблюдения, полученные в ходе контроля. Восстановить утренний обход в пять вечера — значит получить нечто, что читается как акт, но акт не является. Участников и подписи соберите на устройстве в конце обхода, прежде чем кто-нибудь уйдёт с площадки.

Дольше самой стройки. Статья 24 держит акт доступным для ознакомления на площадке до завершения строительных работ, а затем ещё 3 месяца. Пищевые записи живут по сроку продукта, а не проекта: 21 CFR 120.12 хранит записи по скоропортящемуся или охлаждённому соку не менее 1 года, а записи по замороженному, консервированному или стойкому при хранении продукту — 2 года либо весь срок годности, смотря что дольше. Хранение вне объекта разрешено по истечении 6 месяцев, при условии что запись можно предъявить на объекте в течение 24 часов с момента запроса. Именно этот срок извлечения не выдерживают почти все бумажные системы.

На телефоне с Android это неправильный выбор: выпуска в Google Play нет и ссылки на Android, которую можно было бы дать, тоже нет, а приложению нужен iOS 15.0 или новее. Это неправильный выбор и тогда, когда акт должен быть подписан вторым лицом, которого нет на площадке, или когда офису нужны ответы в его собственной базе данных, а не в файле PDF и файле CSV. Инструмент документирования не делает осмотр законным, и ничто в нём не заменяет компетентное лицо, которого требуют правила.