Respondem dois regulamentos e concordam no essencial. O artigo 24 do regulamento britânico da construção (CDM 2015) enumera oito dados que o relatório tem de incluir: o nome e o endereço da pessoa para quem a inspeção foi feita; a localização do local inspecionado; uma descrição desse local, incluindo quaisquer equipamentos de trabalho e materiais; a data e a hora da inspeção; os detalhes de qualquer circunstância identificada que possa gerar um risco para a segurança; os detalhes da medida tomada em consequência; os detalhes de qualquer medida adicional considerada necessária; e o nome e o cargo de quem redige o relatório. A indústria alimentar trabalha com uma lista mais curta: o 21 CFR 120.12 norte-americano exige que cada registo leve o nome e a localização do processador, a data e a hora da atividade, a assinatura ou as iniciais de quem a executou e, quando aplicável, a identidade do produto e o código de produção.

Menos vezes do que a equipa supõe e mais depressa do que espera: o relatório obrigatório é desencadeado por uma inspeção que corre mal, não por cada ronda, e a partir daí o relógio corre apertado. A linha final da descrição do Tickfield Inspection Checklist na App Store traça o mesmo limite:

O artigo 22 obriga uma pessoa competente a inspecionar uma escavação no início do turno em que o trabalho é executado, após qualquer acontecimento que possa ter afetado a sua resistência ou estabilidade e depois de qualquer material cair ou se desprender. O relatório só se torna obrigatório quando essa pessoa não está convencida de que o trabalho pode ser feito em segurança: o cliente tem de ser avisado antes do fim desse turno, e o relatório escrito tem de lhe chegar em 24 horas. Um único relatório cobre várias inspeções de rotina feitas dentro do mesmo período de 7 dias. A legislação norte-americana da construção fixa um ritmo em vez de um gatilho: o 29 CFR 1926.20 exige inspeções frequentes e regulares das obras, dos materiais e dos equipamentos por pessoas competentes, e o 29 CFR 1926.451 manda verificar os andaimes antes de cada turno de trabalho.

Escreva três frases separadas, porque o artigo 24 pede três e o leitor não consegue deduzir a segunda da primeira: a circunstância identificada, a medida já tomada e a medida adicional que considera necessária. Uma linha a dizer "corrimão solto" não cumpre nenhuma das três. "Corrimão da escada oeste solto no terceiro suporte; escada fechada e selada às 09:40; suporte a reaparafusar pelo carpinteiro da obra antes do próximo turno" cumpre as três e diz ao leitor seguinte se a obra está segura neste momento. Atribua a cada constatação uma prioridade, um responsável com nome e um prazo, porque uma medida necessária sem o nome de ninguém é a linha que continuará aberta na inspeção seguinte.

Assina-o quem fez a inspeção, e escreve-o enquanto ainda está de pé em frente ao que observa. O artigo 24 quer o nome e o cargo da pessoa que redige o relatório, não os da empresa; o 21 CFR 120.12 quer a assinatura ou as iniciais de quem executou a operação e é taxativo quanto ao momento: a informação é lançada nos registos no momento em que é observada, e os registos contêm os valores e as observações reais obtidos durante a monitorização. Reconstruir a ronda da manhã às cinco da tarde produz algo que se lê como um relatório e não é um. Recolha os participantes e as assinaturas no dispositivo no fim da ronda, antes de alguém sair da obra.

Mais tempo do que dura a obra. O artigo 24 mantém o relatório disponível para consulta no local até o trabalho de construção estar concluído, e durante 3 meses depois disso. Os registos alimentares seguem a vida do produto e não a do projeto: o 21 CFR 120.12 guarda os registos do sumo perecível ou refrigerado pelo menos 1 ano, e os do produto congelado, conservado ou estável à temperatura ambiente 2 anos ou o prazo de validade, o que for maior. O armazenamento fora das instalações é permitido passados 6 meses, desde que o registo possa ser apresentado no local dentro de 24 horas após o pedido. É esse prazo de recuperação que quase nenhum sistema em papel cumpre.

É a escolha errada num telefone Android: não existe versão no Google Play nem link de Android para lhe dar, e precisa de iOS 15.0 ou posterior. É também a escolha errada quando o relatório tem de ser subscrito por alguém que não está na obra, ou quando o escritório quer as respostas na sua própria base de dados e não num PDF e num CSV. Uma ferramenta de documentação não torna uma inspeção lícita, e nada do que tem lá dentro substitui a pessoa competente que o regulamento exige.