答えを示す規則は二つあり、中核では一致しています。英国建設規則（CDM 2015）第24条は、報告書に必要な8項目を列挙しています。点検を依頼した人の氏名と住所、点検した場所の所在、作業設備と資材を含むその場所の説明、点検の日付と時刻、安全上の危険を生じさせうる事項の詳細、それに対して取った措置の詳細、必要と判断したさらなる措置の詳細、そして報告書を作成した人の氏名と役職です。食品業界の一覧はもっと短く、米国の21 CFR 120.12は、すべての記録に加工業者の名称と所在地、作業の日付と時刻、作業を実施した人の署名または頭文字、そして該当する場合は製品の識別と製造コードを記載するよう求めています。

班が思うより回数は少なく、思うより早いのが実際です。義務としての報告書は結果が悪かった点検が引き金になり、見回りのたびに必要になるわけではありません。ただし引き金が引かれた後の時間はごく短いのです。Tickfield Inspection Checklist のApp Store説明文の最後の一文も同じ線を引いています。

第22条は、作業を行う勤務帯の開始時、強度や安定性に影響した可能性のある出来事の後、そして資材が落下または崩れた後に、有資格者が掘削部を点検することを求めています。報告書が義務になるのは、その人が安全に作業できると納得できない場合だけです。依頼者にはその勤務帯が終わる前に伝え、書面の報告書は24時間以内に届けなければなりません。同じ7日間のうちに行った日常的な点検は、1通の報告書でまとめられます。米国の建設法は引き金ではなく周期を定めており、29 CFR 1926.20は有資格者による現場・資材・設備の頻繁かつ定期的な点検を求め、29 CFR 1926.451は足場を毎勤務帯の前に点検させます。

三つの文に分けて書いてください。第24条が三つを求めており、読み手は一つ目から二つ目を推測できないからです。見つけた事項、すでに取った措置、そして必要だと考えるさらなる措置の三つです。「手すりがゆるい」という一行はどれも満たしません。「西階段の手すりが3番目の金具でゆるい。09:40に階段を閉鎖しテープで養生。金具は次の勤務帯までに現場大工が締め直す」なら三つすべてを満たし、次の読み手に現場がいま安全かどうかを伝えます。指摘ごとに優先度、名前のある担当者、期限を付けてください。誰の名前もない「必要な措置」は、次の点検でも開いたままの行になります。

署名するのは点検した本人で、書くのは対象の前に立っているうちです。第24条が求めるのは報告書を作成した人の氏名と役職で、会社名ではありません。21 CFR 120.12は作業を実施した人の署名または頭文字を求め、時点についても明確です。情報は観察したその時点で記録に記入し、記録には監視中に得た実際の値と観察結果を含めます。午前の見回りを夕方5時に組み立て直すと、報告書のように読めるが報告書ではないものができます。参加者と署名は見回りの最後に、誰かが現場を離れる前に端末上で集めてください。

工事そのものより長くです。第24条は、建設作業が完了するまで報告書を現場で閲覧できる状態に保ち、その後さらに3か月保存させます。食品の記録は工事期間ではなく製品寿命に従います。21 CFR 120.12は、生鮮または冷蔵のジュースの記録を少なくとも1年、冷凍・保存処理・常温保存製品の記録を2年または賞味期間のうち長いほうだけ保持します。社外保管は6か月を過ぎれば認められますが、要求から24時間以内に施設内で記録を提示できることが条件です。紙の仕組みがまず守れないのは、この取り出し期限です。

Android端末では選択を間違えています。Google Play版はなく渡せるAndroidのリンクもありませんし、iOS 15.0以降が必要です。報告書に現場にいない人の連署が必要な場合、または事務所が回答をPDFとCSVではなく自社のデータベースに入れたい場合も向きません。記録のための道具は点検を適法にしてくれるわけではなく、規則が求める有資格者の代わりになるものは何一つ入っていません。