Deux corpus de règles répondent, et ils concordent pour l'essentiel. L'article 24 du règlement britannique du bâtiment (CDM 2015) énumère huit éléments que le rapport doit comporter : le nom et l'adresse de la personne pour le compte de laquelle l'inspection a été faite ; la localisation du lieu inspecté ; une description de ce lieu, y compris les équipements de travail et les matériaux ; la date et l'heure de l'inspection ; le détail de tout élément relevé susceptible de créer un risque pour la sécurité ; le détail de la mesure prise en conséquence ; le détail de toute mesure supplémentaire jugée nécessaire ; et le nom et la fonction de la personne qui rédige le rapport. L'industrie alimentaire travaille sur une liste plus courte : le 21 CFR 120.12 américain exige que chaque enregistrement porte le nom et le site du transformateur, la date et l'heure de l'opération, la signature ou les initiales de celui qui l'a exécutée et, le cas échéant, l'identité du produit et le code de production.

Moins souvent que les équipes ne le croient, et plus vite qu'elles ne s'y attendent : le rapport obligatoire est déclenché par une inspection qui tourne mal, pas par chaque ronde, et le compte à rebours est alors très court. La dernière phrase de la fiche App Store de Tickfield Inspection Checklist trace la même limite :

L'article 22 impose à une personne compétente d'inspecter une fouille au début du poste pendant lequel les travaux sont réalisés, après tout événement susceptible d'avoir affecté sa résistance ou sa stabilité, et après la chute ou l'éboulement de tout matériau. Le rapport ne devient obligatoire que lorsque cette personne n'est pas convaincue que les travaux peuvent être menés en sécurité : le client doit être averti avant la fin de ce poste, et le rapport écrit doit lui parvenir dans les 24 heures. Un seul rapport couvre plusieurs inspections de routine effectuées dans la même période de 7 jours. Le droit américain du bâtiment fixe un rythme plutôt qu'un déclencheur : le 29 CFR 1926.20 exige des inspections fréquentes et régulières des chantiers, des matériaux et des équipements par des personnes compétentes, et le 29 CFR 1926.451 fait vérifier les échafaudages avant chaque poste de travail.

Écrivez trois phrases distinctes, parce que l'article 24 en demande trois et qu'un lecteur ne peut pas déduire la deuxième de la première : l'élément relevé, la mesure déjà prise et la mesure supplémentaire que vous jugez nécessaire. Une ligne indiquant « main courante descellée » n'en satisfait aucune. « Main courante de l'escalier ouest descellée au troisième support ; escalier fermé et rubalisé à 09h40 ; support à reboulonner par le charpentier du chantier avant le poste suivant » satisfait les trois et dit au lecteur suivant si le chantier est sûr à l'instant présent. Attachez à chaque constat une priorité, une personne nommée et une échéance, car une mesure nécessaire sans le nom de personne est la ligne encore ouverte à l'inspection suivante.

Celui qui a fait l'inspection le signe, et il l'écrit tant qu'il est encore debout devant l'ouvrage. L'article 24 veut le nom et la fonction de la personne qui rédige le rapport, pas ceux de l'entreprise ; le 21 CFR 120.12 veut la signature ou les initiales de celui qui a exécuté l'opération, et il est catégorique sur le moment : l'information est portée sur les enregistrements au moment où elle est observée, et les enregistrements contiennent les valeurs et les observations réelles obtenues pendant la surveillance. Reconstituer la ronde du matin à cinq heures du soir produit quelque chose qui se lit comme un rapport et qui n'en est pas un. Recueillez les participants et les signatures sur l'appareil à la fin de la ronde, avant que quiconque quitte le chantier.

Plus longtemps que le chantier lui-même. L'article 24 maintient le rapport consultable sur le site jusqu'à l'achèvement des travaux, puis pendant 3 mois. Les enregistrements alimentaires suivent la vie du produit et non celle du projet : le 21 CFR 120.12 conserve les enregistrements du jus périssable ou réfrigéré au moins 1 an, et ceux du produit congelé, appertisé ou stable à température ambiante 2 ans ou la durée de conservation, la plus longue des deux. Le stockage hors site est autorisé passés 6 mois, à condition que l'enregistrement puisse être produit sur place dans les 24 heures suivant la demande. C'est ce délai de restitution que presque aucun système papier ne tient.

C'est le mauvais choix sur un téléphone Android : il n'existe pas de version Google Play ni de lien Android à vous donner, et il réclame iOS 15.0 ou une version plus récente. C'est aussi le mauvais choix lorsque le rapport doit être contresigné par quelqu'un qui n'est pas sur place, ou lorsque le bureau veut les réponses dans sa propre base de données plutôt qu'en PDF et en CSV. Un outil de documentation ne rend pas une inspection licite, et rien de ce qu'il contient ne remplace la personne compétente que la réglementation exige.