Responden dos reglamentos y coinciden en lo esencial. El artículo 24 del reglamento británico de construcción (CDM 2015) enumera ocho datos que el informe debe incluir: el nombre y la dirección de la persona para la que se hizo la inspección; la ubicación del lugar inspeccionado; una descripción de ese lugar, incluidos los equipos de trabajo y los materiales; la fecha y la hora de la inspección; los detalles de cualquier circunstancia que pueda generar un riesgo para la seguridad; los detalles de la medida adoptada en consecuencia; los detalles de cualquier medida adicional que se considere necesaria; y el nombre y el cargo de quien redacta el informe. La industria alimentaria trabaja con una lista más corta: el 21 CFR 120.12 estadounidense exige que cada registro lleve el nombre y la ubicación del procesador, la fecha y la hora de la actividad, la firma o las iniciales de quien la ejecutó y, cuando corresponda, la identidad del producto y el código de producción.

Menos veces de lo que la cuadrilla supone y más rápido de lo que espera: el informe obligatorio lo dispara una inspección que sale mal, no cada recorrido, y entonces el reloj corre muy justo. La línea final de la descripción de Tickfield Inspection Checklist en la App Store marca el mismo límite:

El artículo 22 obliga a una persona competente a inspeccionar una excavación al comienzo del turno en el que se trabaja, después de cualquier suceso que haya podido afectar a su resistencia o estabilidad y después de que cualquier material caiga o se desprenda. El informe solo se vuelve obligatorio cuando esa persona no está convencida de que el trabajo pueda hacerse con seguridad: hay que avisar al cliente antes de que termine ese turno, y el informe escrito tiene que llegarle en 24 horas. Un solo informe cubre varias inspecciones rutinarias hechas dentro del mismo periodo de 7 días. La normativa estadounidense de construcción fija un ritmo en lugar de un disparador: el 29 CFR 1926.20 exige inspecciones frecuentes y regulares de las obras, los materiales y los equipos por parte de personas competentes, y el 29 CFR 1926.451 manda revisar los andamios antes de cada turno de trabajo.

Escriba tres frases separadas, porque el artículo 24 pide tres y el lector no puede deducir la segunda de la primera: la circunstancia detectada, la medida ya adoptada y la medida adicional que considera necesaria. Una línea que diga "pasamanos suelto" no cumple ninguna de las tres. "Pasamanos de la escalera oeste suelto en el tercer anclaje; escalera cerrada y precintada a las 09:40; anclaje pendiente de volver a atornillar por el carpintero de obra antes del próximo turno" cumple las tres y le dice al siguiente lector si la obra está segura ahora mismo. Asigne a cada hallazgo una prioridad, un responsable con nombre y una fecha límite, porque una medida necesaria sin el nombre de nadie es la línea que seguirá abierta en la inspección siguiente.

Lo firma quien hizo la inspección, y lo escribe mientras sigue de pie delante de lo que mira. El artículo 24 quiere el nombre y el cargo de la persona que redacta el informe, no los de la empresa; el 21 CFR 120.12 quiere la firma o las iniciales de quien ejecutó la operación y es tajante con el momento: la información se anota en los registros en el momento en que se observa, y los registros contienen los valores y las observaciones reales obtenidos durante el control. Reconstruir el recorrido de la mañana a las cinco de la tarde produce algo que se lee como un informe y no lo es. Recoja a los participantes y las firmas en el dispositivo al terminar el recorrido, antes de que nadie se vaya de la obra.

Más que la propia obra. El artículo 24 mantiene el informe disponible para su revisión en la obra hasta que el trabajo de construcción esté terminado, y durante 3 meses después. Los registros alimentarios se rigen por la vida del producto y no por la del proyecto: el 21 CFR 120.12 conserva los registros del zumo perecedero o refrigerado al menos 1 año, y los del producto congelado, conservado o estable a temperatura ambiente 2 años o la vida útil, lo que sea mayor. El almacenamiento externo se permite pasados 6 meses, siempre que el registro pueda presentarse en la propia instalación dentro de las 24 horas siguientes a la petición. Ese plazo de recuperación es el que falla en casi cualquier sistema en papel.

Es la elección equivocada en un teléfono Android: no hay versión en Google Play ni enlace de Android que darle, y necesita iOS 15.0 o posterior. También es la elección equivocada cuando el informe debe ser refrendado por alguien que no está en la obra, o cuando la oficina quiere las respuestas en su propia base de datos y no en un PDF y un CSV. Una herramienta de documentación no vuelve lícita una inspección, y nada de lo que contiene sustituye a la persona competente que exige el reglamento.