Es el trabajo que separa la recepción provisional de un contrato terminado, y una cláusula federal estadounidense lo define con esa precisión. La cláusula 552.211-70 del GSA Acquisition Manual, fechada en marzo de 2019, considera cumplido un contrato solo cuando el contratista ha corregido todas las deficiencias y todos los puntos de la punch list, y niega la recepción provisional mientras cualquier sistema de protección contra incendios siga sin ser aceptado por la autoridad competente.

La práctica federal obliga además a decir qué lista ha escrito usted. La guía de recepción provisional del National Park Service exige que el oficio de remisión indique si lo adjunto es una simple relación de deficiencias, una punch list de ocupación anticipada o una punch list de recepción provisional, y que fije una fecha real o un número de días para resolver cada punto. Una lista sin plazo es una nota.

Recorra el edificio en un orden fijo y anote cada defecto donde está, no después y de memoria. La secuencia federal es una inspección detallada que registra todas las deficiencias observadas y después entrega al contratista una copia; la misma guía indica al propietario conservar internamente una versión valorada y aconseja no compartirla. Un solo recorrido produce por tanto dos documentos.

Después ponga el reloj en marcha, porque el reloj es lo que da fuerza a la lista. Según la cláusula del GSA, el responsable de contratación puede objetar el aviso de recepción provisional del contratista, y el contratista obtiene una ampliación de plazo solo si esa objeción llega más de 30 días naturales después del aviso. De ahí: termínela en obra.

Seis cosas: qué está mal, dónde está, quién lo arregla, cuándo vence, una fotografía y el estado. Un hallazgo en Tickfield Inspection Checklist lleva ese conjunto, con prioridad, persona responsable, fecha límite y fotos de antes y después en un mismo registro. Los puntos se fijan sobre un plano importado de un PDF o una imagen, numerados y con código de color, y los números no cambian en ninguna revisión.

La fotografía es el punto más débil de casi toda punch list, y esta parte merece copiarse use la aplicación que use. La cámara de prueba graba en los píxeles la fecha, la hora con su zona horaria, las coordenadas GPS con su precisión, el nombre del proyecto y el número de foto, conserva el original junto a la copia marcada y escribe un hash SHA-256 de ambos para poder detectar una edición posterior.

Empiece por una plantilla, porque las categorías son lo que evita que se le olvide una estancia. Tickfield: Punch List & PDF incluye 42 listas que cubren seguridad laboral, protección contra incendios, vehículos, entrega de viviendas, construcción, higiene alimentaria y 5S, y permite crear las suyas con secciones, nueve tipos de pregunta, pesos y preguntas condicionales. Un No o un valor fuera de límites genera un hallazgo automáticamente.

La entrega es un PDF, y los detalles que lo hacen aceptable son prosaicos. Tickfield Inspection Checklist redacta informes en tres estilos, Classic, Compact y un informe fotográfico, cada uno con el nombre, el logotipo y el color de su empresa, más una comparación opcional con la inspección anterior del mismo lugar. Respuestas y hallazgos se exportan en CSV, y el informe puede escribirse en cualquiera de los 44 idiomas.

Porque la lista es el documento contra el que se mide el dinero retenido. La guía del National Park Service es inusualmente directa sobre el mecanismo: ordena al propietario valorar su propia copia de la lista y después afirma:

Las leyes le ponen fechas. El artículo 8812 del Código Civil de California concede al propietario que retiene una garantía 45 días desde la terminación de la obra para pagar al contratista directo, y en caso de discrepancia de buena fe limita la retención al 150 por ciento del importe discutido. La cláusula federal de pago puntual en contratos de construcción fija el pago a cuenta a los 14 días de una solicitud correcta, el pago final a los 30 días de la aceptación y el pago a los subcontratistas en 7 días.

Cuando la lista tiene que ser un instrumento jurídico y no un registro. Una inspección reglamentaria, la aceptación de protección contra incendios prevista en la cláusula del GSA o cualquier cosa que deba certificar un técnico habilitado no es lo que hace una aplicación de listas, y su propia ficha dice que las listas no sustituyen a una inspección reglamentaria. La aplicación documenta lo que vio; no le habilita para haberlo visto.

Tres casos más. Si varias personas deben actualizar una misma lista a la vez, gana una herramienta en la nube, como muestra la ficha de Fieldwire. Si su contrato exige un acta de recepción concreta, use ese formulario y adjunte las fotografías. Y si la retención es lo bastante grande para discutirla, lea el artículo 8812 antes del recorrido, no después. Si no, Tickfield Inspection Checklist o la versión de Android le guardarán la lista.