يجيب على ذلك نظامان، وهما متفقان في الجوهر. المادة 24 من أنظمة البناء البريطانية (CDM 2015) تسرد ثمانية عناصر يجب أن يحتويها التقرير: اسم وعنوان الشخص الذي أجري التفتيش لحسابه؛ وموقع المكان الذي جرى تفتيشه؛ ووصف لذلك المكان بما فيه أي معدات عمل ومواد؛ وتاريخ التفتيش ووقته؛ وتفاصيل أي أمر تم تحديده يمكن أن ينشئ خطرا على السلامة؛ وتفاصيل الإجراء المتخذ نتيجة لذلك؛ وتفاصيل أي إجراء إضافي يعتبر ضروريا؛ واسم ومنصب الشخص الذي أعد التقرير. وتعمل صناعة الغذاء بقائمة أقصر: 21 CFR 120.12 الأمريكي يشترط أن يحمل كل سجل اسم جهة التصنيع وموقعها، وتاريخ النشاط ووقته، وتوقيع أو الأحرف الأولى لاسم من نفذه، وعند الاقتضاء هوية المنتج ورمز الإنتاج.

أقل مما تفترضه الفرق وأسرع مما تتوقعه: التقرير الإلزامي يفجره تفتيش انتهى على نحو سيئ، وليس كل جولة تفقد، وبعد ذلك يصبح الوقت ضيقا جدا. والسطر الأخير من وصف Tickfield Inspection Checklist في App Store يرسم الحد نفسه:

المادة 22 تشترط أن يفتش شخص مؤهل الحفرية في بداية الوردية التي ينفذ فيها العمل، وبعد أي حادث قد يكون أثر في متانتها أو ثباتها، وبعد سقوط أي مادة أو انهيارها. ولا يصبح التقرير إلزاميا إلا عندما لا يكون ذلك الشخص مقتنعا بأن العمل يمكن تنفيذه بأمان: فيجب إبلاغ العميل قبل نهاية تلك الوردية، ويجب أن يصله التقرير المكتوب خلال 24 ساعة. ويغطي تقرير واحد عدة عمليات تفتيش روتينية أجريت داخل مدة 7 أيام نفسها. أما قانون البناء الأمريكي فيضع إيقاعا بدلا من محرك: 29 CFR 1926.20 يشترط عمليات تفتيش متكررة ومنتظمة لمواقع العمل والمواد والمعدات على يد أشخاص مؤهلين، و29 CFR 1926.451 يجعل السقالات تفحص قبل كل وردية عمل.

اكتب ثلاث جمل منفصلة، لأن المادة 24 تطلب ثلاثة أمور ولأن القارئ لا يستطيع استنتاج الثاني من الأول: الأمر الذي حددته، والإجراء الذي اتخذ بالفعل، والإجراء الإضافي الذي تعتبره ضروريا. سطر يقول "الدرابزين مرتخ" لا يحقق أيا منها. أما "درابزين السلم الغربي مرتخ عند الحاضنة الثالثة؛ أغلق السلم وشرط عند 09:40؛ الحاضنة تعاد ربطها بواسطة نجار الموقع قبل الوردية التالية" فيحقق الثلاثة جميعا ويخبر القارئ التالي إن كان الموقع آمنا في هذه اللحظة. وألحق بكل ملاحظة أولوية وشخصا مسمى وموعدا نهائيا، لأن إجراء ضروريا لا يحمل اسم أحد هو السطر الذي سيبقى مفتوحا في التفتيش المقبل.

يوقعه من أجرى التفتيش، ويكتبه وهو لا يزال واقفا أمام الشيء نفسه. والمادة 24 تريد اسم ومنصب الشخص الذي أعد التقرير لا اسم الشركة؛ و21 CFR 120.12 يريد توقيع أو الأحرف الأولى لاسم من نفذ العملية، وهو حاسم في مسألة الوقت: تدخل المعلومات في السجلات في اللحظة التي تلاحظ فيها، وتحتوي السجلات على القيم والملاحظات الفعلية التي حصل عليها أثناء المراقبة. وإعادة بناء جولة الصباح في الخامسة مساء تنتج شيئا يقرأ كأنه تقرير وليس تقريرا. اجمع المشاركين والتوقيعات على الجهاز في نهاية الجولة، قبل أن يترك أحد الموقع.

أطول من المشروع نفسه. المادة 24 تبقي التقرير متاحا للاطلاع في الموقع حتى تكتمل أعمال البناء، ثم 3 أشهر بعد ذلك. وسجلات الغذاء تتبع عمر المنتج لا عمر المشروع: 21 CFR 120.12 يحفظ سجلات العصير القابل للتلف أو المبرد سنة 1 على الأقل، وسجلات المنتج المجمد أو المحفوظ أو الثابت على الرف سنتين 2 أو مدة الصلاحية، أيهما أطول. ويسمح بالتخزين خارج الموقع بعد مضي 6 أشهر، بشرط أن يكون في الإمكان إبراز السجل في الموقع خلال 24 ساعة من الطلب. وهذه المهلة للاسترجاع هي ما تخفق فيه معظم الأنظمة الورقية.

هو الخيار الخطأ على هاتف Android: لا توجد نسخة على Google Play ولا رابط Android نعطيه لك، وهو يحتاج iOS 15.0 أو أحدث. وهو الخيار الخطأ كذلك عندما يجب أن يوقع التقرير بالمشاركة شخص ليس في الموقع، أو عندما يريد المكتب الأجوبة في قاعدة بياناته لا في ملف PDF وملف CSV. وأداة التوثيق لا تجعل التفتيش قانونيا، ولا شيء فيها يحل محل الشخص المؤهل الذي تشترطه الأنظمة.